EQS-HV: RENK Group AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 04.06.2025 in Augsburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Hiermit laden wir die Aktionärinnen und Aktionäre der RENK Group AG zur ordentlichen Hauptversammlung ein. Die ordentliche Hauptversammlung findet statt am

Mittwoch, 4. Juni 2025, 10:00 Uhr Mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ),

als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG. Eine physische Präsenz der Aktionäre^* und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

^* Sämtliche Personenbezeichnungen in diesem Dokument gelten für alle Geschlechter gleichermaßen, auch wenn aus Gründen der besseren Lesbarkeit eine männliche Bezeichnung verwendet wird.

Tagesordnung

Ergänzende Angaben zu Punkt 7: Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag

Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der RENK Group AG und der RENK GmbH, der als Entwurf vorliegt und zu dessen Abschluss die Hauptversammlung unter Tagesordnungspunkt 7 um Zustimmung ersucht wird, hat den folgenden Wortlaut:

BEHERRSCHUNGS- UND GEWINNABFÜHRUNGSVERTRAG

zwischen

RENK Group AG
Gögginger Straße 73,
86159 Augsburg

- nachstehend „Organträger“ genannt -

und

RENK GmbH
Gögginger Straße 73,
86159 Augsburg

- nachstehend „Organgesellschaft“ genannt -

§ 1 Leitung und Weisung

§ 2 Gewinnabführung

§ 3 Verlustübernahme

§ 4 Informationsrecht

§ 5 Fälligkeit

Die Ansprüche auf Abführung des Gewinns nach § 2 dieses Vertrages und auf Ausgleich des Jahresfehlbetrages nach § 3 dieses Vertrages werden mit Wirkung zum Ablauf des letzten Tages eines jeden Geschäftsjahres der Organgesellschaft fällig.

§ 6 Wirksamwerden und Dauer des Vertrags; Kündigung

§ 7 Schlussbestimmungen

Weitere Angaben und Hinweise

Format der Hauptversammlung

Auf der Grundlage von § 20 Abs. 5 der Satzung hat der Vorstand entschieden, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Eine physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen und Erläuterungen sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen.

Die Anmeldung muss gemäß § 17 Abs. 3 der Satzung in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes ist gemäß § 17 Abs. 4 Satz 1 der Satzung ein besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. § 17 Abs. 4 Satz 2 der Satzung bestimmt, dass hierfür ein Nachweis über den Anteilsbesitz gemäß § 67c Abs. 3 AktG in jedem Fall ausreicht. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich gemäß § 17 Abs. 4 Satz 3 der Satzung auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen, d.h. auf den Geschäftsschluss des 13. Mai 2025 (Nachweisstichtag). Ausweislich der Gesetzesmaterialien zum Zukunftsfinanzierungsgesetz (ZuFinG) vom 11. Dezember 2023 meint Geschäftsschluss 24:00 Uhr (hier: MESZ).

Sowohl die Anmeldung als auch der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 28. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift oder E-Mail-Adresse zugehen:

Gemäß § 123 Abs. 4 Satz 5 AktG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den vorstehend beschriebenen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Das bedeutet, dass die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts sich ausschließlich nach dem nachgewiesenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag bemessen. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme oder auf den Umfang des Stimmrechts. Gleiches gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Wer erst nach dem Nachweisstichtag Aktionär wird, muss sich daher ggf. vom Vorbesitzer, der die Aktien zum Nachweisstichtag noch gehalten hat, bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.

Zugang zum Online-Service

Mit ihrer Anmeldebestätigung erhalten die Aktionäre personalisierte Zugangsdaten für den passwortgeschützten Online-Service der Gesellschaft. Der Online-Service steht spätestens ab dem 13. Mai 2025 unter folgender Internetadresse zur Verfügung:

Über den passwortgeschützten Online-Service können die Aktionäre und Aktionärsvertreter die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung verfolgen sowie verschiedene Aktionärsrechte ausüben, unter anderem das Stimmrecht (entweder im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Bevollmächtigung und Anweisung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft), das Frage- und Rederecht sowie das Widerspruchsrecht. Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den folgenden Abschnitten.

Während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 4. Juni 2025, d.h. zwischen der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu ihrer Schließung durch den Versammlungsleiter, können die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter sich über den passwortgeschützten Online-Service elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zuschalten im Sinne von § 121 Abs. 4b Satz 1 AktG.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangsdaten sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, im eigenen Interesse möglichst früh für die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.

Verfahren für die Stimmabgabe

Aktionäre können das Stimmrecht wie folgt ausüben:

Stimmabgabe per Briefwahl

Aktionäre können das Stimmrecht per Briefwahl ausüben, und zwar sowohl im Wege elektronischer Kommunikation (elektronische Briefwahl) als auch unter Nutzung eines Briefwahlformulars. Auch die Stimmabgabe per Briefwahl setzt eine ordnungsgemäße Anmeldung sowie einen ordnungsgemäßen Nachweis des Anteilsbesitzes voraus (siehe hierzu den Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts“).

Für die elektronische Briefwahl (einschließlich der Änderung und des Widerrufs abgegebener Briefwahlstimmen) bietet die Gesellschaft den passwortgeschützten Online-Service an, der dafür auch noch am Tag der virtuellen Hauptversammlung bis zur Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter zur Verfügung stehen wird:

Die notwendigen Zugangsdaten für den Online-Service und weitere Informationen erhalten die Aktionäre mit ihrer Anmeldebestätigung. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangsdaten sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, im eigenen Interesse möglichst früh für die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Briefwahlstimmen unter Nutzung des Briefwahlformulars abzugeben, zu ändern oder zu widerrufen. Die Aktionäre erhalten das Briefwahlformular mit ihrer Anmeldebestätigung. Sie finden es außerdem auf der o.g. Internetseite der Gesellschaft. Das ausgefüllte Formular muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 3. Juni 2025, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift oder E-Mail-Adresse zugehen:

Auch Aktionärsvertreter bzw. Bevollmächtigte können sich der Briefwahl bedienen.

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre haben außerdem die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausüben zu lassen, namentlich durch einen weisungsgebundenen, von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, aber auch z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere durch den Aktionär bestimmte Person (die sich allerdings für die virtuelle Hauptversammlung ihrerseits entweder der elektronischen Briefwahl bedienen oder die weisungsgebundenen, von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unterbevollmächtigen müssen). Auch diese Art der Stimmabgabe setzt eine ordnungsgemäße Anmeldung sowie einen ordnungsgemäßen Nachweis des Anteilsbesitzes voraus (siehe hierzu den Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts“).

Die Erteilung der Vollmacht, ihr etwaiger Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Etwas anderes gilt allerdings für Vollmachten an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder andere Vollmachtnehmer, die unter die Bestimmung des § 135 AktG fallen. In diesen Fällen ist keine Textform vorgeschrieben, jedoch können die Vollmachtnehmer abweichende Regelungen vorgeben. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit dem betreffenden Intermediär, der betreffenden Aktionärsvereinigung, dem betreffenden Stimmrechtsberater oder der betreffenden sonstigen Person über Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen.

Die Gesellschaft bietet für die Erteilung von Vollmachten bzw. für deren Widerruf den passwortgeschützten Online-Service an, der dafür auch noch am Tag der virtuellen Hauptversammlung bis zur Schließung der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter zur Verfügung stehen wird:

Die notwendigen Zugangsdaten für den Online-Service und weitere Informationen erhalten die Aktionäre mit ihrer Anmeldebestätigung. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangsdaten sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, im eigenen Interesse möglichst früh für die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.

Darüber hinaus können die Vollmacht und ihr Widerruf in Textform gegenüber der Gesellschaft unter nachstehender Postanschrift oder E-Mail-Adresse erklärt werden:

Alternativ können sie in Textform auch gegenüber dem Vollmachtnehmer erklärt werden. In letzterem Fall bedarf es eines Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft in Textform. Dieser Nachweis kann der Gesellschaft ebenfalls an die vorstehend genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt werden. Zur Erleichterung der Vollmachtserteilung erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Anmeldebestätigung ein Vollmachtsformular, das für die Bevollmächtigung genutzt werden kann (allerdings nicht muss). Bitte beachten Sie, dass bei Nutzung des Postwegs oder Kommunikation per E-Mail eine rechtzeitige Kenntnisnahme durch die Gesellschaft aus organisatorischen Gründen nur gewährleistet ist, wenn die jeweilige Nachricht spätestens bis zum Ablauf des 3. Juni 2025, 24:00 Uhr (MESZ), eingeht.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft an, dass die Aktionäre ihr Stimmrecht durch weisungsgebundene, von ihr eigens für diesen Zweck benannte Stimmrechtsvertreter ausüben lassen. Auch diese Art der Stimmabgabe setzt eine ordnungsgemäße Anmeldung sowie einen ordnungsgemäßen Nachweis des Anteilsbesitzes voraus (siehe hierzu den Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts“).

Die Vollmacht und die Erteilung von Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bedürfen ebenfalls der Textform, ebenso deren etwaiger Widerruf oder deren etwaige Änderung.

Für die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bzw. für deren Widerruf oder Änderung bietet die Gesellschaft ebenfalls den passwortgeschützten Online-Service an, der dafür auch noch am Tag der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung zur Verfügung stehen wird:

Die notwendigen Zugangsdaten für den Online-Service und weitere Informationen erhalten die Aktionäre mit ihrer Anmeldebestätigung. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangsdaten sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, im eigenen Interesse möglichst früh für die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft unter Nutzung eines Formulars zu erteilen, zu ändern oder zu widerrufen. Die Aktionäre erhalten das entsprechende Formular mit ihrer Anmeldebestätigung. Sie finden es außerdem auf der o.g. Internetseite der Gesellschaft. Das ausgefüllte Formular muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 3. Juni 2025, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift oder E-Mail-Adresse zugehen:

Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft werden gemäß den von den Aktionären erteilten Weisungen abstimmen. Ohne die Erteilung von Weisungen ist die Vollmacht insgesamt ungültig. Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter keine Vollmachten und Aufträge zur Ausübung des Fragerechts, zur Stellung von Anträgen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennehmen.

Rechte der Aktionäre

Die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben anlässlich der diesjährigen virtuellen Hauptversammlung unter anderem die folgenden Rechte:

Ergänzung der Tagesordnung

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre verlangen, dass zusätzliche Gegenstände auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekanntgemacht werden. Dazu müssen ihre Anteile zusammen, bei mehreren gemeinschaftlich handelnden Aktionären also insgesamt, entweder 5% des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen. Letzteres ist bei der RENK Group AG niedriger und entspricht 500.000 Aktien. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft spätestens am 4. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Es kann an folgende Adresse gerichtet werden:

Die Antragsteller müssen nachweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs ihres Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht werden - unverzüglich nach ihrem Eingang bei der Gesellschaft im Bundesanzeiger bekanntgemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Überdies werden sie auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht und den Aktionären in gleicher Weise wie die Einberufung der Hauptversammlung mitgeteilt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Die Aktionäre haben das Recht, vor der Hauptversammlung nach näherer Maßgabe von § 126 Abs. 1 bzw. § 127 AktG Gegenanträge und Wahlvorschläge an die Gesellschaft zu übermitteln. Die Gesellschaft wird Gegenanträge und Wahlvorschläge einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung, die allerdings jedenfalls für Wahlvorschläge nicht erforderlich ist, und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf ihrer Internetseite zugänglich machen. Das setzt voraus, dass sie der Gesellschaft spätestens am 20. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift oder E-Mail-Adresse zugehen:

Außerdem müssen die übrigen Voraussetzungen von § 126 AktG bzw. § 127 AktG erfüllt sein.

Anträge oder Wahlvorschläge, die nach § 126 Abs. 1-3 bzw. § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 126 Abs. 4 Satz 1 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Die Gesellschaft ermöglicht, dass das Stimmrecht zu diesen Anträgen oder Wahlvorschlägen im passwortgeschützten Online-Service (im Wege der elektronischen Briefwahl bzw. durch Bevollmächtigung und Anweisung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ausgeübt werden kann, sobald die Aktionäre die gesetzlichen oder satzungsmäßigen Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts nachweisen können, d.h. ab dem Nachweisstichtag (Geschäftsschluss des 13. Mai 2025). Dies betrifft allerdings nur solche Anträge, die sich nicht auf die bloße Ablehnung eines Verwaltungsvorschlags beschränken, sondern auf dessen Änderung abzielen.

Der Versammlungsleiter kann entscheiden, einen solchermaßen als gestellt geltenden Gegenantrag oder Wahlvorschlag in der Hauptversammlung nicht zu behandeln, sofern der antragstellende Aktionär nicht ordnungsgemäß legitimiert und nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Einreichen von Stellungnahmen

Aktionäre haben das Recht, vor der Hauptversammlung nach näherer Maßgabe von § 130a Abs. 1, 2 und 4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Die Gesellschaft beschränkt dieses Recht auf ordnungsgemäß zur Versammlung angemeldete Aktionäre.

Stellungnahmen sind spätestens bis zum 29. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich über den passwortgeschützten Online-Service einzureichen:

Die notwendigen Zugangsdaten für den Online-Service und weitere Informationen erhalten die Aktionäre mit ihrer Anmeldebestätigung. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangsdaten sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, im eigenen Interesse möglichst früh für die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.

Stellungnahmen können ausschließlich in Textform eingereicht werden. Eine Stellungnahme darf einen Umfang von 10.000 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) nicht überschreiten.

Die Gesellschaft wird ordnungsgemäße sowie form- und fristgerecht eingereichte Stellungnahmen in der Sprache der Einreichung (ggf. mitsamt einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung) spätestens am 30. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), im passwortgeschützten Online-Service zugänglich machen. Das Zugänglichmachen wird auf ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre beschränkt.

Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, wenn ein Fall des § 130a Abs. 3 Satz 4 i.V.m. § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, 3 oder 6 AktG vorliegt. Das ist der Fall, soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, wenn die Stellungnahme in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder wenn sie Beleidigungen enthält oder wenn der Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird.

Es wird darauf hingewiesen, dass etwaige Anträge, Wahlvorschläge, Fragen sowie Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, die in einer Stellungnahme enthalten sind, in der Hauptversammlung unberücksichtigt bleiben. Sie sind ausschließlich auf den in dieser Einberufungsunterlage hierfür beschriebenen Wegen sowie ggf. unter Beachtung der jeweils beschriebenen Anforderungen und Fristen einzureichen bzw. zu stellen.

Rederecht in der Hauptversammlung

Elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre haben das Recht, sich zu Wort zu melden und, nach Aufruf durch den Versammlungsleiter, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation zu sprechen. Redebeiträge können ab dem Beginn der Hauptversammlung über den passwortgeschützten Online-Service angemeldet werden:

Die Redebeiträge der Aktionäre können auch Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG sowie Auskunftsverlangen nach § 131 Abs. 1 AktG enthalten. Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung, der Worterteilung sowie der tatsächlichen Durchführung des Redebeitrags zu Beginn der Hauptversammlung näher erläutern. Weitere Hinweise bzw. Anweisungen zur technischen Durchführung erhält der Aktionär nach seiner Wortmeldung, soweit erforderlich oder sinnvoll, durch das technische Team.

Technische Mindestvoraussetzungen für eine Live-Videozuschaltung sind ein internetfähiges Endgerät mit Kamera und Mikrofon, auf die vom Internetbrowser aus zugegriffen werden kann, sowie eine stabile Internetverbindung. Eine Installation zusätzlicher Softwarekomponenten oder Apps auf dem Endgerät ist nicht erforderlich.

Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Der Versammlungsleiter ist gemäß § 18 Abs. 3 der Satzung ermächtigt, das Rede- und Fragerecht zeitlich angemessen zu beschränken. Er kann dabei insbesondere Beschränkungen der Redezeit, der Fragezeit oder der zusammengenommenen Rede- und Fragezeit sowie den angemessenen zeitlichen Rahmen für den ganzen Hauptversammlungsverlauf, für einzelne Gegenstände der Tagesordnung und für einzelne Redner zu Beginn oder während des Verlaufs der Hauptversammlung angemessen festlegen; das schließt insbesondere auch die Möglichkeit ein, erforderlichenfalls die Wortmeldeliste vorzeitig zu schließen und den Schluss der Debatte anzuordnen.

Antragsrecht in der Hauptversammlung

Darüber hinaus können elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre in der Hauptversammlung im zulässigen Rahmen Anträge und Wahlvorschläge im Wege der Videokommunikation stellen (ohne dass es dafür einer vorherigen Übermittlung des Antrags bzw. des Wahlvorschlags gemäß den §§ 126, 127 AktG bedarf). Dazu ist es erforderlich, dass der Aktionär sich über den passwortgeschützten Online-Service für einen Redebeitrag anmeldet, in dessen Rahmen er sodann seinen Antrag oder Wahlvorschlag stellen bzw. unterbreiten kann. Eine nähere Erläuterung des dafür vorgesehenen Verfahrens, der rechtlichen und technischen Voraussetzungen sowie der Befugnis des Versammlungsleiters zur angemessenen Beschränkung des Frage- und Rederechts findet sich vorstehend im Abschnitt „Rederecht in der Hauptversammlung“.

Auskunftsrecht in der Hauptversammlung

Gemäß § 131 Abs. 1 Satz 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen (§ 131 Abs. 1 Satz 2 AktG). Die Auskunftspflicht des Vorstands eines Mutterunternehmens in der Hauptversammlung, der der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht vorgelegt werden, erstreckt sich auch auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen (§ 131 Abs. 1 Satz 4 AktG).

Für die diesjährige virtuelle Hauptversammlung ist vorgesehen, dass die Aktionäre ihre Auskunftsverlangen, d.h. ihre Fragen an die Gesellschaft einschließlich etwaiger Rück- oder Nachfragen, gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 AktG im Wege elektronischer Kommunikation während der virtuellen Hauptversammlung stellen. Der Versammlungsleiter wird voraussichtlich anordnen, dass alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation über den Online-Service ausgeübt werden dürfen (§ 131 Abs. 1f AktG). In diesem Fall ist es erforderlich, dass der Aktionär über den passwortgeschützten Online-Service elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet ist und sich für einen Redebeitrag anmeldet, in dessen Rahmen er sodann seine Fragen stellen kann. Eine nähere Erläuterung des dafür vorgesehenen Verfahrens, der rechtlichen und technischen Voraussetzungen sowie der Befugnis des Versammlungsleiters zur angemessenen Beschränkung des Frage- und Rederechts findet sich vorstehend im Abschnitt „Rederecht in der Hauptversammlung“.

Eine Einreichung von Fragen bereits im Vorfeld der diesjährigen Hauptversammlung nach näherer Maßgabe des § 131 Abs. 1a-1e AktG ist nicht vorgesehen.

Der Vorstand darf die Auskunft aus den in § 131 Abs. 3 AktG aufgeführten Gründen verweigern, z.B. soweit die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen, soweit sich der Vorstand durch die Erteilung der Auskunft strafbar machen würde oder soweit die Auskunft auf der Internetseite der Gesellschaft über mindestens sieben Tage vor Beginn und in der Hauptversammlung durchgängig zugänglich ist.

Wird einem Aktionär eine Auskunft verweigert, so kann er verlangen, dass seine Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in die Niederschrift der Hauptversammlung aufgenommen werden (§ 131 Abs. 5 Satz 1 AktG). Es wird gewährleistet, dass jeder elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltete Aktionär ein solches Verlangen im Wege der elektronischen Kommunikation, nämlich über den passwortgeschützten Online-Service an die Gesellschaft übermitteln kann.

Widerspruchsrecht in der Hauptversammlung

Elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre haben das Recht zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation (§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG). Der Widerspruch kann über den passwortgeschützten Online-Service erklärt werden:

Er erreicht auf diesem Weg den Notar, der mit der Niederschrift über die Hauptversammlung beauftragt ist. Die Übermittlung eines Widerspruchs ist ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre, insbesondere Angaben zu weiteren, über die Einhaltung maßgeblicher Fristen hinausgehenden Voraussetzungen für die Ausübung dieser Rechte, finden sich unter der Internetadresse:

Übertragung der Hauptversammlung

Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten und legitimierten Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte in Bild und Ton über den passwortgeschützten Online-Service live übertragen:

Die Übertragung der Hauptversammlung erfolgt aus:

Dort werden neben dem Versammlungsleiter und den Vorstandsmitgliedern auch der mit der Niederschrift über die Hauptversammlung beauftragte Notar sowie die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zugegen sein. Es ist beabsichtigt, dass auch die Aufsichtsratsmitglieder vor Ort an der Hauptversammlung teilnehmen.

Darüber hinaus wird die Hauptversammlung auszugweise, nämlich ab ihrer Eröffnung durch den Versammlungsleiter bis zum Ende der Vorstandsrede, auch öffentlich zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft übertragen.

Internetseite (§ 124a AktG)

Der Inhalt der Einberufung, eine Erläuterung, warum zu Tagesordnungspunkt 1 kein Beschluss gefasst werden soll, der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024 nebst Vermerk des Abschlussprüfers, die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung, Briefwahl- und Vollmachtsformulare sowie alle weiteren relevanten Unterlagen und Informationen im Sinne von § 124a AktG sind über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich:

Angaben zu den Abstimmungen gemäß Tabelle 3 DVO (EU) 2018/1212

Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschlussvorschlag unterbreitet und ist somit auch keine Abstimmung vorgesehen (zur Erläuterung siehe dort). Unter den Tagesordnungspunkten 2 bis 5 und 7 haben die Abstimmungen über die bekanntgemachten Beschluss- bzw. Wahlvorschläge verbindlichen Charakter. Unter Tagesordnungspunkt 6 hat die Abstimmung über den bekanntgemachten Beschlussvorschlag empfehlenden Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung), d.h. nicht an der Abstimmung teilnehmen.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der RENK Group AG ist im Zeitpunkt der Einberufung in 100.000.000 Stückaktien eingeteilt, von denen jede eine Stimme gewährt. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt somit zu diesem Zeitpunkt ebenfalls 100.000.000.

Hinweise zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet zur Vorbereitung und Durchführung ihrer virtuellen Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter. Diese Daten umfassen insbesondere den Namen, den Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, die Nummer der Anmeldebestätigung, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten und die Ausübung des Stimmrechts. Je nach Lage des Falles kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht, beispielsweise dann, wenn Aktionäre oder Aktionärsvertreter Anträge, Wahlvorschläge oder Stellungnahmen einreichen, sich in der Hauptversammlung für einen Redebeitrag zu Wort melden oder Widerspruch einlegen.

Verantwortlicher, Zweck und Rechtsgrundlage

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 lit. c und ggf. auch lit. f DSGVO.

Empfänger

Die Gesellschaft beauftragt anlässlich ihrer virtuellen Hauptversammlung verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis.

Speicherungsdauer

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der virtuellen Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Betroffenenrechte

Sie haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht mit Blick auf Ihre personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kap. III DSGVO. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.

Kontaktdaten

Die Kontaktdaten der Gesellschaft lauten:

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: